§ 1 Grundsätzliches
Grundlage für die Regelungen in dieser Beitrags- und Finanzordnung sind die §§ 7, 8, 12 und 22 der Satzung in der Fassung vom 14.01.2010. Grundlage der finanziellen Tätigkeit des Vereins bilden die Festlegungen der Satzung, der Beschlüsse der Mitgliederversammlung und der jährlich zu bestätigende Haushaltsplan (Finanzplan).
Die wichtigsten Einnahmequellen des Vereins sind seine Mitgliedsbeiträge, Zuwendungen von Sponsoren und Fördermittel.
Den Umgang mit den Finanzen des Vereins regelt diese Finanz- und Beitragsordnung.
§ 2 Konten des Vereins Klimapartner Südbaden e.V.
Sparkasse Freiburg – Nördlicher Breisgau
Konto Nr. 12948686, BLZ 68050101
IBAN: DE10 6805 0101 0012 9486 86
BIC: FRSPDE66XXX
§ 3 Haushaltsplan
Zu Beginn eines jeden Haushaltsjahres sind die zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben in einem Haushaltsplan zu veranschlagen und dem Haushaltsabschluss des vergangenen Jahres gegenüberzustellen. Der Haushaltsplan ist nach sachlichen Gesichtspunkten und klar zu gliedern. Die Haushaltsansätze, alle Kalkulationen und notwendige Schätzungen sollen vorsichtig vorgenommen werden. Größere oder außergewöhnliche Posten sind schriftlich zu erläutern.
Die Mitgliederversammlung genehmigt den vom Vorstand aufgestellten Haushaltsplans für das nächste Geschäftsjahr.
§ 4 Haushaltsabschluss
Zum Ende eines jeden Haushaltsjahres sind die Bücher abzuschließen. Ein entsprechender Haushaltsabschluss ist zu erstellen. Die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben sind den Ansätzen im Haushaltsplan gegenüberzustellen. Vermögen und Verbindlichkeiten sind zu ermitteln und zu dokumentieren.
§ 5 Haushaltsjahr
Das Haushaltsjahr des Vereins entspricht dem Kalenderjahr. Es beginnt mit dem 1. Januar und endet am 31. Dezember des Jahres.
§ 6 Rechnungsführung
Für die Rechnungsführung ist unbeschadet der Gesamtverantwortung des Vorstandes der Schatzmeister verantwortlich. Die Kassen- und Kontenführung wird durch Vorstandsbeschluss geregelt. Die Führung von Kassen und Konten des Vereines Klimapartner Südbaden e.V. außerhalb der eigenen Rechnungsführung ist untersagt. Konten bei Dritten müssen auf den Namen des Vereins lauten.
Der Vorstand kann einzelnen Amtsinhabern besondere Aufgabenbereiche, Handlungs- kompetenzen und Kontovollmachten übertragen.
§ 7 Kassenführung / vereinsinterner Geldfluss
Die Kassenführung hat prinzipiell bargeldlos zu erfolgen. Auszahlungen erfolgen als Gutschrift zum Konto des Begünstigten. Einzahlungen werden bargeldlos per Überweisung auf die Vereinskonten vorgenommen. Aus- und Einzahlungen werden durch den Schatzmeister nur in begründeten Einzelfällen über die Barkasse vorgenommen.
Ein- und Ausgaben durch Mitglieder im Namen des Vereins sind ordentlich zu dokumentieren. Hierzu gehören u.a. Datum, Betrag, Empfänger, Name des Zahlungspflichtigen. Erstattungen werden durch den Schatzmeister nur gegen Vorlage der ordnungsgemäßen Belege vorgenommen. Abrechnungen haben zeitnah, mindestens aber einmal im Quartal zu erfolgen. Zum Haushaltsabschluss haben alle Abrechnungen des Vorjahres bis spätestens 15.01. des Folgejahres zu erfolgen. Forderungen, die nach diesem Termin an den Verein Klimapartner Südbaden e.V. gestellt werden, können nicht mehr erstattet werden.
Zuwendungen an Dritte werden nur im Rahmen des bestätigten Haushaltsplanes oder auf Beschluss des Vorstandes ausgezahlt.
§ 8 Buchführung
Die Buchführung des Vereins muss nach den handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) erfolgen. Für die sachliche und rechnerische Richtigkeit von Belegen und daraus resultierenden Buchungen zeichnet der Schatzmeister im Rahmen der ihm übertragenen Aufgabenbereiche, Vollmachten und Kompetenzen verantwortlich.
Der Vorstand hat sich regelmäßig und in geeigneter Weise von der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zu überzeugen. Dies geschieht in der Regel im Rahmen eines jährlichen Berichtes des Schatzmeisters in einer Vorstandssitzung. Einzelnen Vorstandsmitgliedern sind jederzeit Kontrollen und Einsichtnahme in alle Beleg- und Buchungsunterlagen zu ermöglichen.
§ 9 Verwendung der Mittel
Alle Personen, die über Mittel des Vereins verfügen, sind gehalten, sparsam zu sein. Mitgliedern, die gegen diesen Grundsatz verstoßen, kann die Erstattung ihrer Auslagen verweigert werden. Sie können außerdem für den durch ihr Verhalten verursachten Schaden persönlich haftbar gemacht werden.
Die Mittel des Vereins dürfen nur für satzungsgemäße Zwecke verwendet werden.
Der Vorstand und die mit Kompetenzen und Vollmachten ausgestatteten Amtsträger sind bei allen Ausgaben an den genehmigten Haushaltsplan gebunden. Sofern Verpflichtungen vorgenommen werden sollen, die den Verein über das Haushaltsjahr hinaus binden, ist die Zustimmung des Vorstandes erforderlich und aktenkundig zu machen. Der Kassenabschluss ist zuvor im Vorstand zu beraten. In begründeten Fällen kann der Vorstand notwendige, aber nicht im Haushaltsplan vorgesehene Ausgaben genehmigen, sofern eine Deckung vorhanden ist. Zulässig ist auch eine gleichzeitige Kürzung oder Streichung anderer vorgesehener Ausgaben.
§ 10 Abrechnungsvorschriften
Verauslagte erstattungsfähige Kosten werden nur anhand von Kostenaufstellungen erstattet, die spätestens innerhalb von 2 Monaten, zum Jahresabschluss bis zum 15.1. des Folgejahres, vorgelegt werden müssen. Dies gilt auch für die Abrechnung von Kostenpauschalen ohne Einzelnachweis. Fahrtkosten, Spesen und Übernachtungskosten werden nur im Rahmen der vom Vorstand festzulegenden Kostenbestimmungen gezahlt.
§ 11 Mitgliedsbeiträge
Die Höhe der einzelnen Beiträge wird durch die Mitgliederversammlung beschlossen und gilt für die Zukunft bis zum 31.12. des Folgejahres, d. h. erstmalig bis zum 31.12.2012.
Fasst die Mitgliederversammlung keinen neuen Beschluss, verlängert sich die Wirksamkeit um ein weiteres Jahr.
Die Höhe der einzelnen Beiträge wurde auf der Mitgliederversammlung am 08.12.2011 beschlossen.
Der Verein erhebt volle und ermäßigte Jahresbeiträge. Die Mitglieder gliedern sich in Mitglieder und Ehrenmitglieder.
Der Mitgliedsbeitrag pro Jahr beträgt 600,00 Euro.
Der volle Mitgliedsbeitrag beträgt für ordentliche Mitglieder:
Kommunen, Unternehmen der Wirtschaft, Institutionen
Verbände, Vereine und natürliche Personen 600,00 Euro
Der verminderte Mitgliedsbeitrag für außerordentliche
Mitglieder beträgt: zur Zeit nicht vorgesehen
Von der Beitragspflicht enthoben sind Ehrenmitglieder.
§ 12 Mitgliedsbeiträge – Zahlungsweise
Die Zahlung des Mitgliedbeitrages hat bargeldlos zu erfolgen. Der Verein begrüßt die Erteilung einer Einzugsermächtigung oder der Einrichtung eines Dauerauftrages. Die Einzugsermächtigung kann jederzeit durch das Mitglied erteilt und widerrufen werden. Etwaige Gebühren, die durch die Nachlässigkeit des Mitglieds entstehen, trägt das Mitglied.
Als Einzugsermächtigung kann der Aufnahmeantrag oder ein Formular verwendet werden, das über ein Vorstandsmitglied oder von der Homepage des Vereins www.klimapartner-suedbaden.de bezogen werden kann.
Die Bankverbindung kann bei jedem Vorstandsmitglied erfragt, aus dem Aufnahmeantrag oder der Homepage des Vereins erfahren werden.
§ 13 Mitgliedsbeiträge und Zahlungsfristen
Jedes Mitglied des Vereins zahlt ab dem 1. des Folgemonats nach dem Monat der Aufnahme Mitgliedsbeiträge. Die Zahlungspflicht erlischt mit dem Ende des Quartals, in dem das Mitglied seinen Austritt schriftlich gegenüber einem Vorstandsmitglied erklärt hat. Hiervon ausgenommen sind Beitragsschulden des Mitgliedes.
Jedes Mitglied ist verpflichtet, seinen Beitrag pünktlich und satzungsgemäß zu entrichten. Der Mitgliedsbeitrag wird als Jahresbeitrag entrichtet werden.
§ 14 Spenden und andere Zuwendungen
Spenden sind Zuwendungen Dritter an den Verein, die der Unterstützung der Vereinstätigkeit dienen. Jedes Mitglied sollte die Einwerbung von Spendenmitteln im Rahmen seiner Möglichkeiten unterstützen.
Spenden sind auf das Konto des Vereins (siehe §2) durch den Spender / Sponsor oder nach Übergabe an den Schatzmeister durch diesen einzuzahlen.
Spendenbelege werden durch den Schatzmeister oder dem Vorstandsvorsitzenden auf Wunsch des Sponsors ausgestellt.
Über die Verwendung der Spendenmittel entscheidet der Sponsor durch ausdrückliche Erklärung oder der Vorstand durch Vorstandsbeschluss.
Sachspenden sind mit Finanzumfang nachzuweisen. Vorzugsweise unter Nachweis des Rechnungsbeleges oder formlos bestätigtem marktüblichem Wert.
Bescheinigungen für Aufwandsspenden werden vom Verein nur ausgestellt, wenn durch das Mitglied ein Rechtsanspruch auf Zahlung durch den Verein (z.B. durch Beschluss) nachweisbar ist.
§ 15 Anlagen
Der Finanzordnung sind folgende Anlagen zugeordnet:
- Aufnahmeantrag
- Antrag auf Erteilung der Einzugsermächtigung
§ 16 Schlussbestimmungen
Der Vorstand kann Änderungen dieser Finanzordnung der Mitgliederversammlung zur Genehmigung vorlegen.
Bestätigt auf Mitgliederversammlung am 08.12.2011. Änderungen bestätigt auf der Mitgliederversammlung am 06.12.2022.